【新唐人北京時間2022年05月23日訊】推動業務帶領公司成長是企業主或領導者的主要職責，需要投入時間全力以赴。因此，管理好時間十分重要。
這是否意味著需要完成所有的工作呢？其實不然，那反倒不切實際。在一天結束之際，您應該感到心滿意足，而不是筋疲力竭。
以下是領導者需具備的時間管理技巧，你會發掘一些新方法（或提醒）用來平衡你的職責。
1. 行事曆保持最新
領導者通常很難拒絕會議邀請，拒絕邀請好像有點違反常理。然而仔細想想，您可能會訝異許多一週前參加過的會議其實沒多大用處。
相同概念也能應用在行事曆安排上。例如，兩年前為了建立網絡聯繫，參加了本地企業的聚會，這是有道理的。但現在比以前更忙碌了，聚會和重要的工作相衝突；又或者，你已習慣業務成長時身兼數職。現但在已有更大的團隊在運作，你可以卸下一些職務交給他們。
定期檢視行事曆，刪除不屬於優先順序的事項，這樣每日的行程就不會凌亂。甚至你會訝異多出了一些空閒時間。還有一個額外的好處是，向浪費你時間的人「說不」變得更容易些。
2. 根據議程表行事
哈佛商學院有一項研究，針對平均13億美元上市公司中表現最優秀的27位CEO進行全天候追蹤。在行政助理協助下，研究耗時三個月，追蹤超過6萬小時。研究目的是分析如何更有效利用時間，並提供建議。
我不打算在這討論整個研究結果。我只想強調一個事實，就是這些CEO都是根據議程表行事。
哈佛商學院教授麥可·波特（Michael E. Porter）和尼汀·諾里亞（Nitin Nohria）指出，「CEO監督許多組織單位和工作流程，還要做各種各樣的決策」。「我們的研究發現，他們都有一個明確的個人議程表，而且大多數的高管都有」。明確規範的議程表有助於CEO最大限度地利用有限的時間。因為優先需要處理的事務若沒有議程就很難完成。
好的議程表協助CEO決定未來幾個月，甚至幾年內需要優先執行的事項。教授補充說，「議程表不是單方面的，應是多元的，包含更廣範圍需要改善的事項和需要解決的具體問題等。完整的議程表將有時效性的目標與更多尚未安排的重要事項結合在一起」。
研究作者建議，「時間的安排應配合CEO最需優先執行的事項，這點非常重要，我們建議CEO每季回顧一下前期的日程安排，是否與他們的個人議程表相配合」。 「CEO也應根據當前的情況更新議程表」。
3. 時間資產和時間債務的概念
企業家蘇姜·帕特爾（Sujan Patel）接受時間管理網站RescueTime訪問時表示，「時間管理的關鍵是從時間資產和時間負債的概念看工作的安排」。什麼意思呢？
「意思就是說，哪些工作能幫您省時，哪些會耗費時間？」尼科·普林斯（Nico Prins）在文中解釋到。
屬於「時間資產」的工作，投入成本通常較低，但未來卻能節省更多時間。這些工作可以透過簡化流程、工作自動化或委派達成。
屬於「時間債務」的工作，問題在於它們難以估算。通常有兩種情況：
. 工作必須一直投入時間去做，難以精簡。多數這些工作都是必須要做的，但其實可以用自動化或委派的方式代替，例如回覆電子郵件。
. 工作衍生出後續更多需要維護的工作。典型的例子就是工作一開始沒有做對，以致於接下來需要重做或採取補救措施。
蘇姜說，應留意潛在時間資產不要變成時間債務。例如，委派工作卻沒有提供充分的指示。
人往往容易預設立場，以為別人也跟自己一樣的想法。普林斯補充道，結果產生很多模糊的灰色地帶。
避免這種情況，蘇姜建議提供對方詳細、準確的簡要說明，只要多這樣一個小小的舉動，就能將潛在的時間債務變成時間資產了。
4. 正確的工作順序
多數人容易落入相同的陷井：耗費太多時間在容易處理的事務上。例如，回覆電子郵件、整理電腦檔案和辦公桌等，雖然完成後會讓你感覺很有效率，然而，它們卻不是最重要、最緊急的事。
基於此，很多人相信早上第一件事應該先找出當天最重要的事優先處理。因為早晨精神好，思考比較靈敏，是處理要緊事務的最佳時機。
一旦你完成了「必須做」的事務，你就可以接續完成「有做也不錯」的事情。
5.減少「幽靈工作量」
網站《行事曆》作者蒂安娜·里奇（Deanna Ritchie）在文章中寫到，「幽靈工作量」這個詞首次由瑪麗蓮·保羅博士（Marilyn Paul, Ph. D.）和大衛·彼得·史卓（David Peter Stroh）提出。「幽靈工作量」是指「為了應急而採取沒有效率的捷徑，或是為了逃避真正重要的事而不經意多出來的工作量」。
幽靈工作量包含一些複雜的工作如：
釐清什麼是使命、願景和價值
提出模稜兩可或不切實際的問題
辨別與解決衝突
釐清與簡化決策過程
提出率直、積極的反饋
制訂哪些人應獎勵或懲戒
導入創新的項目
對需要撤資的計劃或項目做出決定
蒂安娜說，「如果不處理，幽靈工作量會衍生各種不良的後果，如重工、會議效率低、組織衝突和人際關係分裂」。 此外，幽靈工作量也會造成時間的浪費，因為您必須「一而再，再而三地處理相同的問題」。最終，幽靈工作「導致更大的壓力，更不情願或無力從事艱難的工作」。
如何消除幽靈工作量？蒂安娜提出以下建議：
. 設定有限且務實的目標
. 前一晚計劃好
. 保護好時間，減少分心、不接受全天候待命工作的要求。
. 透過委派請求幫助
. 使用正確的工具。例如行事曆簡化排程，可減少來來回回的溝通。
6. 減少瑣碎決策
研究「決策導致疲勞」的心理學家，同時也是撰寫《意志力：重新發現人類最強大力量》（「Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength.」）的共同作者羅伊·鮑邁斯特（Roy F. Baumeister）表示：「做決定所使用的意志力，與你拒絕甜甜圈、毒品或非法性行為相同」。
以舉重為例，當您舉起的次數達到肌肉不堪負荷時，要再撐下去或是放棄，這時你的意志力跟決定抵擋誘惑或屈服是相同的。
鮑邁斯特對《紐約時報》表示：「同樣的意志力，表現在你慣於以禮待人、耐心排隊、勉強自己起床，甚至延遲上洗手間」。「當你做正確的投資或招聘決策能力降低時，可能只是因為你稍早消耗了一些意志力回應他人冒犯性的言論或是為了準時抵達會議場所費了一番波折所致」。
有些優秀的企業家和領導者，為了保持頭腦敏銳，減少做瑣碎的決定，每天都穿同樣的衣服上班。當然您大可不必做到那種程度，但請關注大局，別在意一些小細節，。
7. 避免限定25分鐘會議
麗貝卡·牛頓（Rebecca Newton）在商業雜誌《富比士》裡寫到，「一般會議的時間都太過冗長，且議題分散」。「有人提倡會議時間最長不超過25分鐘（左右）」。
牛頓補充，「這種看似速成方案，可能有礙協作和創造力，有時候團隊需要較長的時間腦力激盪」。可以要求經理時常檢視、確認合適的與會人員，鼓勵與會者「私下」對話溝通，確保能針對問題的根源採取行動。
8. 不重複做相同工作
安迪·杭特（Andy Hunt）和戴夫·托瑪斯（Dave Thomas）1999年出版的書《程式設計師實用手冊》（The Pragmatic Programmer）中提到一句：「不要自己重複」（「DRY, don’t repeat yourself」）。根據書中的定義，DRY要求「每則知識在系統裡，都代表單一、明確、權威的意思」。
DRY技術在軟件工程的應用可減少程式編碼重複。編碼人員在需要時，可重複利用已有的資源（又叫「程式碼片段」（「snippets.」））來簡化編碼。這就是使用「不要自己重複」（DRY）這個名稱的由來，網站《行事曆》聯合創始人兼首席執行官約翰·蘭普頓（John Rampton）解釋。
蘭普頓補充說，「DRY除了節省時間外，多次編寫相同的東西，也可減少人為出錯的空間」。 「畢竟，你曾出錯一次，也可能再錯一次。而需要做修改時，只需改一次（以後又能重複使用）」。
總之，編碼越少越好。這樣可以節省時間和精力，也容易維護。出現錯誤的風險也更小。
那麼，領導者如何利用這個概念來管理時間？請先找出自己哪些地方有重複，就像處理幽靈工作量一樣。
首先，每天記錄工作日誌持續一至兩個星期。然後，追蹤你的時間運用情形至少一個月，這樣比較能有概念。這個方式能看出自己是如何使用時間。此外，你也能從中識別一些不常發生的事情。
「現在你大致能綜觀工作的全貌」，約翰說，「接下來，您需要決定哪些工作最適合DRY」。理想的情況是，找出哪些是瓶頸、痛點、耗時的工作和重複的活動等。之後，你可以歸納出模板，哪些日常工作可以自動化處理，或將特定工作委派給他人。
9. 應變措施
領導者在一天的行程中經常被中斷是常態。加上有時急需滅火，議程安排也可能在最後一刻變動。身兼重任的你，一不小心很容易因為這些突發事件分心而影響重要事情的處理進度。
設置應變措施可以因應突發狀況發生時，應該採取什麼樣的應變措施。為什麼？如此可以減少領導者的工作量，允許員工獨立作業。要求團隊尋找解決方案，你就不用事必躬親，重新安排日程的優先順序。
例如，重要客戶威脅要將他們的業務轉移到別家公司。發生這種情況時，你可以要求業務夥伴接手安排團隊會議因應。
10. 關閉自動通知功能
不讓電子郵件控制您的生活。
我相信你已經聽過無數次這項建議，當然還是值得再三強調。根據奧多比系統公司（Adobe）的一項調查，人們平均每天花3.1小時發送和閱讀電子郵件，累計每週15.5小時，加總一年長達驚人的20週！
在每天的行事曆中安排固定的時間閱讀和回覆信息，這點很重要。此外，整天也要避免受到自動顯示的來信通知和彈出式廣告而分心。以我個人來說，我一天看三次電子郵件：早晨上班前、午餐後和下班前。
此外，如果您不想在白天隨時查看收件箱，請關閉推送通知和提醒。另外，為避免在半夜或清晨查看手機，請在睡前關機。
再者，請確保同事和員工知道何時可以透過電子郵件跟你聯繫，例如，你可以共享個人日程或安裝「不在辦公室」自動回覆訊息。記得告知周遭同事你只會在某些時間回覆訊息。在你「離線」時，只有「緊急」事件才能聯繫到你。
11、提前規劃授權
作為領導者，授權是管理好時間的重要方式。領導力在於決定誰有能力去做什麼，委派工作給相關人員處理時，同時也安排好這些工作的優先順序。在委派任務給員工時，請先考慮員工的專長和能力。
此外，請勿微觀管理（小事細節都要管）。當您把工作交派下去時，讓他們去執行，即便他們的作法跟你有所不同。
專家唐·雅各布森（Don Jacobson）建議在初期委任會議期間，安排進度回報或後續追蹤的對話，以優化時間管理。如此，你可以和員工一起規劃日程安排，雙方就有默契何時需要再碰面討論了。
（轉自大紀元/責任編輯：張莉）
