职场小秘方:管理者如何迅速融入新职务

文/晓峯

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【新唐人北京时间2022年01月18日讯】前一个月,我突然接获总部指派到新单位担任主管职务,虽然五年前我曾担任那个单位副主管,可是时间变迁,该单位的工作性质已经完全不一样了,那么该如何在最短的时间内进入状况?我运用了些小技巧,因此很快地在部属中建立起威信,让整个单位正常运作,并与横向、纵向单位取得相关共识,顺利推展后续工作,在此提供个人心得让读者参考运用。

一、建立学习型办公室

现今各公家机关在节省开支的情况下,内部已经很少有会议室的规划,然而,我知道要在最短时间进入状况,就要让熟悉业务的同仁为我上课,把他们的经验尽速传达给我。

经审视整个单位办公环境,能建立起小教室的空间,只剩我自己的办公室了,因前任主管将办公桌放置于办公室中央,虽然气派,但却把空间切割了,我报到第一天早上7点到,自己把办公室大挪移,将办公桌移至角落,整个空间扩大起来,购置白板与白板架,找了六张轻便椅子,我的办公室就变成学习小教室了。

二、建立小老师制度:

因为新单位里有一项重大新增业务,总部调换3位资深业务人员办理一年,总算绩效显现,为了增强效益,又调换2位资深业务人员加入,为尽快让我及新进人员进入情况,我邀请这3位资深业务人员担任讲师,为我及所有同仁授课。

他们笑着说:“科长,我们都是听你的课的耶﹗”我说:“时代不一样了,新的业务也是我从来没涉猎的领域,当然需要你们帮我上课。”所以请他们以曾经办过的案例讲解,说明当他们接到案件如何做事先分析、资料如何处理、外部资讯如何搜集,以及与案件当事人如何谈判?如何让案件合意?完成案件在法律上的合宜度等。

这3位资深业务人员欣然答应,精细制作了讲义,并详细解说这类案件的处理步骤与谈派技巧,以及法律上的注意事项,让我及其他同仁受益良多,而且很快进入该项业务情况。

同样的,我也请5位资深人员担任6位资浅业务人员的专任小老师,专人指导让资浅人员能尽速接任新增业务。

三、寻求横向、纵向单位沟通与共识:

由3位资深业务人员担任讲师上课中,我也了解他们现在遭遇的困难与需要支援事项。首先,与横向单位寻求同步作业模式,避免我们的作业有缺失,而影响前端与后端的联系,前后端的需求与要件,我会责成同仁务必达成他们的需求,避免案件延宕,同样对无法达成的要求让对方了解,寻求解套方案。

对纵向下属单位,在重要会议上,再三提醒下属单位主管,不要随意更动与顾客的合意共识,避免节外生枝,如果对案件有异议,提出要改进的地方,我们会在以后案件会精益求精提升案件品质,但不可以在合意案件上随便异动,避免产生困扰,此提议获得很多单位的支持。

四、定期教育训练建构标准作业流程:

我排定每周四上午是所有人员教育训练时间,将我批审陈报案件中,特殊具有教育意义的case,请原承办人员解说他办案构思过程。

经过一次一次的案例解说,渐渐我们建立起各种不同类型案件的标准作业流程,很多资浅人员深深感动,原来感觉茫然无助不知如何下手的大型案件,在资深人员解说下迎刃而解,而且让相同类型案件产生相同处理模式,不会造成不同处理结果,确保我们案件处理品质。

经过几个月磨合,我总算在新单位中建立起相当的形象,还算是有进入情况吧﹗仅以自己浅浅的心得,提供给想转换跑道的大家参考。@*

(转自大纪元/责任编辑:李亚妹)

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