居家上班沟通不易?远距工作者必备6技巧

Andre Oentoro撰文/李怡雯编译

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【新唐人北京时间2022年05月07日讯】新冠疫情爆发以后,居家上班的工作模式迅速普及,对有些人来说,甚至已经变成新常态。有些人喜欢这种弹性的上班模式,觉得在家工作可以做得更快更好。

居家上班的难题

不用通勤上下班,不用花心思穿着打扮,没错,穿睡衣就行了。

不过,有些人觉得在家上班容易分心,工作效率会打折扣。无论你是否喜欢在家上班,在执行你个人或团队任务的过程中,总会面临一大难题:沟通效率不彰。

在家上班碰到沟通不良的问题,的确令人懊丧,尤其那些第一次远距工作的人,可能更不知所措。不过这是可以理解的。当大家都不在办公室时,要想达成共识,维系合作关系,总得多花点心思才行。

本文将介绍几个简单实用的方法,让你在家上班也能顺利沟通。

在家上班为什么沟通那么重要?

在家上班你就没机会在茶水间遇到同事,闲聊几句。而且,不能面对面接触,同事之间就无法频繁互动与了解彼此状况。

难怪Buffer(一家社群整合服务公司)一项调查发现,居家上班者遭遇的最大难题就是合作与沟通。

在任何环境中,沟通都是一项重要技能。和同事保持联络并建立互信非常重要,如此你的工作效率会更高,团队生产力也会大幅提升。

居家上班若能保持沟通顺畅,不只团队成员可以合作无间,你也会有强烈的归属感,觉得自己是团队不可或缺的一员,不会感到孤单。

上过班的人应该都知道,工作中最令人满足、最有意义的事情就是,你知道自己是公司不可少的一员,你知道有人珍惜你、重视你、尊敬你、喜欢你。

当员工感到自己受重视,工作又能畅行无阻时,他们的生产力就会迅速提高,形成一个高绩效的团队——这是企业迈向成功的关键。

问题是,如何在远距情况下建立有效的沟通模式呢?

远距沟通与面对面沟通差在哪?

要解决居家上班的沟通问题,必须让异地员工能够互相联系,这通常靠科技来解决。

但是,远距沟通却有一个问题,员工用传讯对话,较难体现人性,也较难以预测。而且,因为这种沟通没有声音,没有肢体语言,所以很难知道对方真实的反应。

准确、专业、耐心、细心、善解人意是远距工作者必备的元素。(Olivier Douliery/AFP via Getty Images)

相较之下,面对面沟通要容易得多。

由于远距沟通有较多限制,重要资讯常常无法精准传达,讨论内容有时容易遭到曲解或误解。

也难怪说,远距沟通是多数居家上班者的最大难题。

因此远距沟通不仅仅是技术层面的问题,要做到精准传达讯息,团队成员都必须学会准确、专业地传达讯息,同时要有耐心、够细心,并善解人意。

换句话说,远距沟通要达到最佳效果,就要多下功夫多用心。

掌握6大技巧,解决远距沟通问题

你可以把居家上班当作一个学习沟通的机会。每个员工都需要透过沟通,才能了解各自的工作期望值、怎样与团队互相配合,或者在家上班还要持续多久等等问题。

以下提供6个实用技巧,帮助你克服远距沟通的各种问题。

1. 设定工作目标、期望值和界限

在家上班会碰到各种意外状况和不确定因素。在家上班没有严谨的时间表,各团队成员的工作进度也不太可能完全同步。

因此,设定团队的目标、期望值及界限,这一点非常重要。务必让每位团队成员了解彼此的工作进度和首要任务。

最好把你在岗的时间告诉同事,同事才知道何时能找到你,并能及时得到回复。你也可以使用电子日历来简化时间表,提升办事效率。

如果你在跨国公司分部上班,你还要注意时差问题,因为你的同事可能在不同时区上班。

与同事沟通一下团队要如何运作、采用什么通讯管道,以提升居家上班效率。例如何时该用视讯通话、多久交流一次。

有新进员工时,你可以提供培训视频或介绍短片,让他们了解公司文化、远距工作模式等等事情。

远距沟通做得好,可以减少同事之间的压力和误会,同时也能帮公司节省技术设备及办公设施的成本。

2. 善用通讯工具

拜网路和科技之赐,我们有海量的通讯工具可以使用,只要在电脑上点几下,就能与同事联系上。有了这些工具,沟通变得轻松无压力。

但你要知道,每一种通讯程式都有讯息通知的功能。你使用越多种程式,讯息就越多,一大堆讯息会令人吃不消。换句话说,通讯程式装太多,压力其实更大。

所以,简单一点比较好。同一件事不要使用太多通讯工具,可能的话,从头到尾只用一种,数量越少越好。

公司主管有必要了解员工的喜好,例如,有的员工可能喜欢较人性化的即时聊天工具,有的则喜欢案件管理软件中的传讯功能。因此,主管可以采用多数员工最爱用的通讯工具。

通讯工具数量越少越好,以免被过量的讯息干扰。 (Domenico Loia/Unsplash)

与此同时,你也可以考虑去了解每位同事的喜好,假定其做法都是最好的,然后试着以投其所好的方式与他们沟通。或许你还可以考虑这么做:在你写好一则讯息后,花点时间好好再看几遍,确认你对内容了若指掌后再发出去。

这样做似乎很累人,但好处是能让对方迅速回应你,你们的对话也会变得更精确、更口语化。

3. 传讯要清晰、简洁、一致

有效的沟通应该做到清晰(Clear)、简洁(Concise)、一致( Consistent)。这么说吧,远距沟通有没有效率、够不够精准,重点不在通讯工具,而在讯息的品质。

清晰的沟通应该简明扼要,务必让对方明白你的目的,他们才能准确回应你的问题,并采取正确行动。

简单、直截了当的讯息也能省下澄清和解释的时间。在你讯息发出去之前,应该多加琢磨,以下是几个重点:

◎ 用简短、直接的句子;

◎ 交代事件的来龙去脉;

◎ 表明你需要什么、期望什么;

◎ 表明你想要对方做什么;

◎ 附上重要的相关资讯链接;

◎ 必要的话,可以提出建议;

◎ 要注意你的用词和语气。

当然,写讯息是有技巧的,也是需要磨练的。还有一点要注意,讯息内容不要太过咄咄逼人,但也不可含糊不清。

4. 定时上线

在家上班由于见不到同事,所以你就少了很多社会线索(social cues,指人的视线、表情、声调、肢体语言或暗示)。

你与同事互动变少了,有什么问题时,你只能假定同事不知道状况。

所以你应该设定每周的固定上线时间,才能与同事持续互动,了解彼此的状况。这一点很重要

你也可以利用定时上线来反馈意见,或提出工作上或管理上的忧虑和疑问。这也是远距工作时减少误解的一个有效方式。

5. 拒绝“超级连结”(hyperconnectivity)

公司可能希望所有员工都能掌握最新进展,同时,在瞬息万变的网路时代,大家也会不断注意大大小小的讯息,时时待命保持联系。

然而,远距上班虽然有必要与团队保持联系,但不代表你必须一周7天、每天24小时全天候的与他们传讯对话。这会导致“过度沟通”。

太多无意义的虚拟会议、大量的即时讯息、通讯软件没完没了的通知与提醒,都会降低你的工作效率,快速耗光你的精力。

过度沟通弊大于利。你会把时间、注意力和精力耗在不必要的资讯与互动上。你的确很忙,却忙得没什么意义。

无论如何,你都要给自己和同事一个喘息空间,才能把心用在更重要的事务上。

6. 偶尔闲聊几句

通信工具不要只用来谈公事。当然,谈公事是最主要的,对你的工作绩效也是最重要的。

但是,与同事亲切的闲聊几句也很重要,就像你在茶水间或午休时与同事聊天一样。

远距工作仍然可以和同事闲聊几句,拉近彼此距离。 (Jason Goodman/Unsplash)

闲聊是培养同事情谊的好方法,如此你与团队关系也会越来越好。

毕竟,当你感觉与同事彼此越来越了解时,合作起来就会更加容易、更加有劲,对吧?

因此,与同事交流时不一定都谈公事。或许你也可以请求公司开设一个平台,专门给员工闲聊用。

你只要记得何时可以闲聊、何时该谈正事就行了。

你也可以要求公司定期举办一些好玩的团聚活动,拉近彼此距离并促进团队向心力。

结语

居家上班面临的一大挑战就是无法面对面沟通。每个远距工作者都知道,居家上班缺少了办公室那种人际互动与情感交流,因此容易感到寂寞,甚至有被孤立的感觉。

而且,居家上班也改变了同事之间的沟通和友情维系方式。所以,你和团队同事必须更积极主动地交流,才能在执行每个案件时都能达成共识。

看过本文的远距沟通技巧,现在你应该知道该怎么做最好了吧!

本文译自英文《大纪元时报》,原载于《Calendar》。

(转自大纪元/责任编辑:张莉)

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